Hace ya unos años que empecé a colaborar con agencias de UX, productos y servicios digitales, estrategia, desarrollo y tecnología… llámelo como guste (esto daría para otro post). He presenciado desde dentro la creación y el desarrollo de muchos proyectos. Y muchas frustraciones, malestares, prisas y estreses derivados de falta de entendimiento por ambas partes. La gestión de un proyecto digital clave para el resultado final.

En muchas ocasiones, la agencia no es capaz de explicar bien a su cliente cómo va a ser el proceso de trabajo y qué van a necesitar de él. Las que son profesionales han aprendido de sus errores y procuran hacerlo. En otros casos, el cliente no dimensiona bien lo que supone por su parte darle vida a un producto o servicio digital y no se imagina las consecuencias en el proyecto de no hacerlo.

Aquí va un intento de aportar mi granito de arena para lograr ese entendimiento. Está escrito para directivas y directivos que toman las decisiones y son responsables de alcanzar los objetivos de la empresa para cuyo logro se invierte en un proyecto. Aclaro también que los proyectos a los que me refiero son productos y servicios digitales, generalmente grandes y complejos: desde un gran eCommerce a una app para un equipo de ventas, pasando por un CRM o un marketplace.

Pasen y lean.

Confía en la agencia

La confianza mutua es la base del éxito del proyecto. Te daré sólo algunos motivos por los que deberías hacerlo:

Aman lo que hacen

Te voy a contar algo que probablemente no sepas: la gente que trabaja creando productos y servicios digitales en agencias ama su trabajo, es su vocación. Van a querer entregarte el proyecto de más valor para tu negocio desde el minuto cero porque para eso eligieron dedicarse a esto. Quieren sentirse orgullosos del trabajo que han hecho por encima de todo.

Tú no lo sabes, pero desde que empiezan a trabajar en tu proyecto no paran de enviarse ideas que se pueden aplicar para mejorarlo: mirad esto para el proyecto X, he visto esta interacción que nos vendría genial para el proyecto X, estoy investigando esta tecnología que podríamos utilizar para mejorar X… Colaboran, participan, se dan feedback y se ayudan. Siempre van a dar lo mejor de sí. Son así, creéme.

Tienen experiencia en el entorno digital

Además, tienen mucha experiencia con proyectos digitales y un amplio conocimiento del entorno. Han trabajado ya en muchos proyectos de diferentes sectores y saben extraer buenas prácticas que han funcionado en otros proyectos y se pueden aplicar al tuyo. Siempre están al día de lo que se está haciendo en digital, porque es su trabajo y porque les encanta.

Sólo quieren lo mejor para el proyecto

Abre tu mente a los cambios que puedan proponerte, no te digo que aceptes ciegamente todo lo que te propongan, pero al menos escucha sus razones y piénsatelo un poco. Cuando te proponen algo que saben que te va a romper los esquemas lo hacen porque están convencidos de que es lo mejor, nadie quiere discutir con su cliente solo por molestar. Una buena agencia se arriesgará a enfadarte para tratar de convencerte de lo que creen que es lo mejor.

Gestion interna de proyectos digitales
Has contratado a un equipo de expertos apasionados por su trabajo. Aprovéchalo. (foto de Rawpixel.com en Pexels)

Necesitan información sensible

Es imprescindible que te sinceres con la agencia y confíes en ellos. Te preguntarán por tu negocio, por lo que funciona y por lo que no funciona, te pedirán información cuantitativa y cualitativa. Solo si les cuentas tus problemas reales podrán ayudarte a solucionarlos. Incluso, como hacen mis compañeros en Machiina, es muy posible que quieran hablar con personas de tu equipo para conocer vuestra realidad más a fondo. Lo que quieren es que su solución sea realmente efectiva para todos vosotros, nada más.

Para tu tranquilidad, te puedo asegurar que ningún compañero ni ex compañero me ha contado jamás información sensible sobre ningún cliente para el que haya trabajado. Los NDAs son importantes y en sus contratos figuran cláusulas de confidencialidad sobre la información de los clientes que manejan.

Recuerda: has contratado a un equipo de expertos apasionados de su trabajo. Aprovéchalo.

La gestión interna del proyecto

Confiar en tu agencia es muy importante pero la gestión que hagáis del proyecto dentro de tu compañía es lo que más va a afectar al desarrollo. Vais a tener que trabajar en vuestro proyecto aunque hayáis contratado una agencia. Es vuestro negocio y nadie lo conoce mejor que vosotros. Vuestros serán también los buenos resultados o el fracaso.

Te dejo algunos consejos para que el desarrollo sea fluido y colaborativo y, como consecuencia, el resultado consiga vuestros objetivos de negocio.

Forma un equipo interno que participe en el proyecto

Un proyecto ambicioso tendrá su impacto en todas o casi todas las áreas de tu negocio. Asegurate de contar desde el primer momento con personas de todas las áreas implicadas: desde la directiva hasta rr.hh., pasando por desarrollo de negocio, ventas, atención al cliente, etc. No te olvides de contar con tu departamento de IT desde el primer momento.

Muchos de los problemas que retrasan el desarrollo se producen porque cuando se informa a un área se han diseñado soluciones que para ellos suponen un problema, o hay una incompatibilidad con sus procesos que no se ha tenido en cuenta. O, la más habitual, cuando llega a IT resulta que hay soluciones imposibles de integrar con el resto de vuestros sistemas.

Un agencia seria sabrá analizar tu compañía y te ayudará a definir qué áreas deben implicarse. En Machiina lo llamamos Workforce eXperience, es decir, uno de nuestros principales objetivos será optimizar el trabajo de todas las personas que van a usar nuestra solución.

Designa un responsable interno del proyecto

Si no has designado a un responsable interno del proyecto, estás tardando. Algunas de las tareas de las que debe encargarse son:

  • Coordinar y hacer el seguimiento del trabajo de las demás personas implicadas.
  • Coordinar las reuniones, ya sean internas o con la agencia.
  • Hacer el seguimiento de todas las tareas, tanto las vuestras como las de la agencia.
  • Centralizar la comunicación entre vosotros y la agencia.

Es imprescindible que alguien coordine el trabajo de todo tu equipo, que se encargue de convocar las reuniones necesarias y asegurarse de que todo el mundo asista, asignar y hacer el seguimiento de las tareas necesarias o recopilar la información o el feedback de todos los implicados.

Cuantifica el esfuerzo de tu equipo

Tener en cuenta el esfuerzo añadido en vuestra planificación de trabajo habitual os evitará mucho estrés y muchas horas de trabajo “extra” que siempre causan retrasos y malestares. Si tu equipo está ilusionado con el proyecto, todo irá mucho mejor y tendrá su reflejo en la calidad del resultado.

Acuerda con los jefes de área la organización de la carga de trabajo de las personas que participarán en el proyecto. Es probable que al planificar y cuantificar, te des cuenta de que vais a necesitar a alguien más para llevarlo a buen puerto. Muy probablemente, esa persona será también necesaria para la continuidad del proyecto en vuestra empresa.

¿Qué tal si lo tienes en cuenta desde el principio del proyecto? Todo irá mucho mejor si la persona que se encargará después está implicada desde el principio.

Presta mucha atención a la comunicación

Ay, la comunicación. Muchas frustraciones y sentimientos negativos tienen su origen en una mala comunicación o, más frecuentemente, en la falta de ella.

1. Comunicación interna

Informa a las personas que vayan a participar en el proyecto sobre los objetivos que la organización espera alcanzar, explícales por qué han sido elegidos y qué se espera que aporten al proyecto. Contarles el proceso de trabajo que se va a seguir y cual es su función conseguirá que se sientan parte importante del proyecto y entiendan mejor el trabajo de la agencia.

2. Comunicación con la agencia

Lo normal es que la agencia te pida un interlocutor único, habitualmente será la jefa o el jefe de proyecto que hayas designado. Esto no significa que ningún miembro de tu equipo deba hablar con el equipo del cliente para una cuestión técnica o que nadie más pueda opinar. Si has leído hasta aquí habrás entendido que es todo lo contrario.

Si cada miembro de tu equipo opina cuando puede, y creéme que esto sucede a menudo, se origina un caos que impide avanzar a la agencia. Imagínate que les habéis dado ya un feedback o habéis tomado ciertas decisiones sobre el proyecto y de repente, alguien del equipo que no había estado en las reuniones escribe a la agencia con una opinión distinta. Ahora tienen una indicación y la contraria sobre un mismo punto. ¿A quién le hacen caso?

Que sea una sola persona la que se encargue de enviar y recibir la información clave evitará que se produzcan teléfonos rotos, indicaciones contradictorias y muchos quebraderos de cabeza para todos. Tú también debes pedir interlocutor único, aunque lo normal es que la agencia haya designado a un Project Manager a tal efecto.

Centralizar la comunicación evitará tiempo de gestión perdido para todos, que puede derivar en un retraso en la entrega o en malestares y estreses.

La importancia del feedback
Vuestro feedback es vital para lograr el éxito del proyecto (foto de Pixabay.com en Pexels)

Tómate el feedback muy en serio

La agencia te va a proponer lo que ellos consideran la mejor vía para conseguir tus objetivos, puede ser que te propongan más de una vía para lograrlo, cada una con sus características e implicaciones. Tendréis que estudiar todo lo que os van entregando y decidir qué es lo mejor para vuestro negocio. La agencia no puede ni debe tomar la decisión por vosotros. Por eso es importante que le dediquéis el tiempo necesario a estudiar las propuestas.

Es normal que no todos veáis la solución de la misma manera, es necesario intercambiar puntos de vista, necesidades e implicaciones y llegar a acuerdos para continuar alineados en el proyecto. Depende del grado de “pasión” incluso podéis llegar a discutir. No hagáis esto delante de la agencia, por favor. Sólo conseguiréis que las reuniones sean improductivas, que se produzcan enfrentamientos entre personas de tu equipo delante de otra empresa, que tu gente se sienta cuestionada ante un equipo externo y, en el peor de los casos, que la reunión termine sin que se hayan tomado decisiones clave para el proyecto.

El trabajo previo antes de dar tu feedback también aplica cuando el feedback no es presencial y el cliente puede dejar sus notas directamente en los wireframes (prototipos). Tomad las decisiones vosotros antes de comunicárselas a la agencia.

Piensa que es como una orquesta, cada instrumento ha de estar preparado para entrar en el momento oportuno y aportar su valor en la pieza.

Cumple tus plazos si quieres que la agencia cumpla los suyos

Es uno de los motivos más recurrentes por los que los proyectos se retrasan. Si has contratado una buena agencia, tendrás una planificación exhaustiva de todo el proyecto: las fechas en las que se os hacen entregas y también las de vuestro feedback. También estará reflejado el tiempo para que la agencia realice los ajustes oportunos y revisar los cambios.

Presta mucha atención a la planificación. Es importante que comprendas que hay momentos clave en los que necesitan vuestra información o vuestra decisión para seguir avanzando. Es como si van a pintar tu casa y te ofrecen varias posibilidades de colores. ¿Esperas que hagan el trabajo sin que tú hayas decidido? Pues es un ejemplo muy simple, pero a las agencias nos pasa mucho esta situación: ya sé que no te he dado el feedback cuando me lo has pedido pero la fecha de entrega no me la toques. ¿Sabes lo que vas a conseguir? Lo mismo que si tienen que pintar toda tu casa en una noche cuando habían planificado hacerlo en cinco días. El resultado nunca será el mismo.

Si no tienes contemplados estos hitos en tu planificación del proyecto ya puedes empezar a calcular retrasos en la fecha de entrega del proyecto. En Machiina, por ejemplo, los clientes tienen incluso todas las reuniones convocadas y agendadas desde el inicio del proyecto. Para que os planifiquéis y podáis cumplir los plazos.

No faltes a las reuniones

Lo sé, tienes mucho trabajo y te surgen asuntos que tienes que atender. Lo entiendo. Los clientes mandan, ¿verdad? Solo digo que intentes por todos los medios estar presente en las reuniones clave. Y si no puedes estar, lo mejor sería que hables con tu jefe de proyecto para cambiar la reunión o que te comprometas a aceptar lo que tu equipo decida en las reuniones. No seas el líder del proyecto y a la vez su mayor cuello de botella que retrasa todo.

Estos son sólo algunos de los consejos que se me ocurren, aunque podríamos hablar días enteros sobre este tema. Sé que hay agencias que se retrasan mucho, que también gestionan mal sus proyectos a nivel interno y que dan muchos dolores de cabeza a sus clientes, no pretendo dar a entender que todos los retrasos son a causa del cliente.

Si tú te aseguras de cumplir con tu parte no habrá discusión sobre quién es el culpable de los retrasos y podrás exigir que la agencia cumpla sus fechas. Y si has contratado a una agencia seria y profesional el proyecto saldrá en la fecha prevista y el resultado os hará sentir orgullosos a todos.

Recuerda: has contratado a un equipo de expertos apasionados de su trabajo. ¡Felicidades!